Obsługa kadrowa pracowników

Warto podkreślić, że obsługa pracownika rozpoczyna się w momencie przygotowania dokumentów przed zatrudnieniem. Następnie pracodawca kieruje pracownika do lekarza medycyny pracy - musi to zrobić najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia. Kolejny etap to przygotowanie umowy o pracę, a zadaniem działu kadr jest sporządzenie dokumentu zgodnego z polskim prawem. Pracownik działu kadr zakłada nowemu pracownikami teczkę, w której będą przechowywane wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia. Zaliczymy do nich aneksy, nagany, pochwały, certyfikaty potwierdzające odbyte kursy oraz dokumenty sprzed zatrudnienia (informacje o uprawnieniach, świadectwa szkolne i świadectwa pracy). Zadaniem działu kadr jest również sprawowanie kontroli nad urlopem wypoczynkowym, okolicznościowym lub bezpłatnym. Jednym z obowiązków jest także kierowanie na badania okresowe i kontrolne i szkolenia BHP. Dział kadr sporządza także wypowiedzenie umowy o pracę lub przyjmuje taki dokument, jeśli to pracownik go składa. Na koniec współpracy kadry wystawią także świadectwo pracy.

Obsługa płacowa pracowników

"Do zakresu obowiązków zaliczymy przede wszystkim tworzenie listy wynagrodzeń i rozliczeń z tytułu umów o pracę i listy wypłat związanych z umowami cywilno-prawnymi. Kadry wyliczą wysokość wypłaty biorąc pod uwagę ilość przepracowanych godzin oraz ilość dni, w których pracownik miał zwolnienie lekarskie lub urlop bezpłatny. Jednym z zadań jest także obliczanie premii, nagród lub kar zgodnych z przepisami prawa oraz regulaminem firmy. W skład obsługi płacowej wchodzą ponadto następujące zadania: kontakt z Urzędem Skarbowym i ZUS-em, sporządzanie deklaracji o dochodach i zaświadczeń o zarobkach, sporządzanie deklaracji PIT i obliczenia związane z podatkiem od wynagrodzeń". mówi nam Pan Zbigniew z Biura rachunkowego w Nowym Sączu https://www.lawandtaxcare.com/ksiegowosc-i-rachunkowosc/

Kto powinien prowadzić obsługę kadrowo-płacową firmy?

Ustawodawca nie określił, kto ma realizować zadania związane z obsługą kadrowo-płacową. Prawo nie narzuca więc obowiązku stworzenia specjalnego działu kadr czy zlecenia tych działań firmie zewnętrznej. W wielu małych firmach kwestiami tego rodzaju zajmuje się właściciel. W praktyce może oznaczać to jednak pewne trudności. Kadry i płace to dość skomplikowane działania, a popełnienie błędu może być problematyczne dla firmy i dla pracownika. Duże firmy dość często decydują się na stworzenie własnego działu zajmującego się kadrami i płacami. Część przedsiębiorców zleca obsługę kadrowo-płacową firmom zewnętrznym. To wyjątkowo bezpieczne rozwiązanie, które gwarantuje profesjonalizm i brak błędów podczas codziennej pracy. Pracownicy takich firm odbywają regularne szkolenia i znają wszystkie niezbędne przepisy.

Co wchodzi w skład obsługi kadrowo-płacowej?

Zakres czynności dotyczących obsługi kadrowo-płacowej jest uzależniony od specyfiki firmy i jej potrzeb. W dużym skrócie można ją opisać jako zbiór obowiązków związanych z funkcjonowaniem pracowników w firmie.

Najczęściej wykonywane zadania to:

- kierowanie na wstępne i okresowe badania lekarskie,

- wystawianie świadectw pracy,

- naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac pracowników zatrudnionych w firmie,

- rejestracja pracowników w ZUS,

- prowadzenie akt osobowych pracowników,

- tworzenie i rozliczanie umów zlecenie i umów o dzieło,

- prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników,

- rozliczanie urlopów,

- obsługa świadczeń socjalnych,

- sporządzenie i prowadzenie kartotek pracownika,

- sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach,

- tworzenie rozliczeń rocznych wszystkich pracowników,

- sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej,

- tworzenie i wysyłanie deklaracji ZUS i PIT,

- czynności związane z rozwiązaniem stosunku pracy lub jego wygaśnięciem.

Obsługa kadrowo-płacowa to dość obszerna dziedzina, która obejmuje różnorodne zadania. Może ją prowadzić właściciel firmy, inny pracownik lub zewnętrzna firma.

Artykuł sponsorowany